Merencanakan uji sampel kopra sebelum menandatangani kontrak

Bagi pembeli kecil, uji sampel adalah pengeluaran yang terasa, jadi wajar bila ingin menghemat. Penghematan yang masuk akal bukan dengan menguji lebih sedikit sembarangan, melainkan dengan menguji hal yang tepat. Rencana yang baik dibuat sebelum sampel dikirim: apa yang diuji, dengan metode apa, oleh siapa, dan angka berapa yang membuat Anda lanjut atau berhenti.

Mulai dari keputusan, bukan dari daftar parameter

Tanyakan dulu: hasil apa yang bisa membuat saya membatalkan pembelian? Bagi sebagian pembeli jawabannya kadar air, karena kopra dijual lagi dan harus tahan simpan. Bagi pembeli lain kadar minyak atau asam lemak bebas (FFA), karena itu yang dibayar pabrik. Ada pula yang harus menunjukkan hasil aflatoksin kepada pelanggannya sendiri. Tulis tiga atau empat parameter yang benar-benar menentukan, lalu minta pemasok menyebut angka yang dijanjikan untuk masing-masing.

Parameter yang tidak mengubah keputusan Anda tidak perlu diuji pada tahap ini. Anda bisa menambahnya nanti, pada pengiriman pertama.

Sampel harus datang dari lot yang akan dikirim

Aturan ini lebih penting daripada pilihan laboratorium. Sampel yang bagus dari tumpukan lain tidak menjawab apa pun tentang lot Anda. Minta kantong bersegel dengan nomor lot, tanggal pengambilan, dan foto saat diambil. Bila pemasok hanya mengirim “contoh” tanpa keterangan lot, perlakukan hasilnya sebagai informasi tentang gaya pemasok, bukan tentang barang yang akan datang.

Ketersediaan sampel dari Kora dikonfirmasi oleh tim sales. Kalau Anda memintanya, minta juga agar kode sampel tetap bisa dihubungkan ke lot yang kemudian ditawarkan.

Tuliskan metode dan dasar ukur

Dua laboratorium bisa melaporkan kadar air yang berbeda dari sampel yang sama karena metode atau dasar ukurnya berbeda. Kadar air “apa adanya” dan kadar air setelah pengeringan baku bukan angka yang sama. Karena itu rencana uji Anda perlu memuat, untuk tiap parameter: nama metode, satuan, dan dasar pelaporan.

Bila pemasok sudah mengirim COA, bandingkan baris demi baris. Yang dicari bukan hanya apakah angkanya sama, tetapi apakah metode dan dasar ukurnya sama. COA tanpa metode hanya setengah jawaban.

Siapa yang menguji

Ada tiga pilihan, dengan biaya dan nilai bukti yang berbeda.

1. Laboratorium sendiri atau rekan. Murah dan cepat, cocok untuk kadar air dan pemeriksaan visual. Nilai buktinya terbatas bila terjadi sengketa.
2. Laboratorium independen. Lebih mahal, tetapi hasilnya bisa dipakai sebagai rujukan bersama bila pemasok dan Anda berbeda angka.
3. Laboratorium yang disepakati kedua pihak. Dipakai untuk pengujian ulang saat ada keberatan. Sebutkan namanya di kontrak.

Untuk pesanan pertama yang besar, sering masuk akal memakai pilihan 2 pada parameter yang menentukan harga, dan pilihan 1 untuk sisanya.

Dua tahap uji

Sampel sebelum kontrak menjawab “apakah pemasok ini mampu”. Sampel saat barang tiba menjawab “apakah barang ini sesuai”. Keduanya perlu, dan keduanya perlu dibandingkan. Bila lot tiba dengan hasil jauh berbeda dari sampel awal, Anda butuh pasal di kontrak yang menjelaskan apa yang terjadi: ditolak, dipotong, atau diuji ulang.

Karena itu, simpan sebagian dari sampel awal di tempat kering dan tertutup, lengkap dengan segel dan catatan. Tanpa itu, Anda tidak punya pembanding ketika hasil kedua berbeda.

Rencana uji satu halaman

Tuangkan semuanya dalam satu halaman yang bisa dikirim ke pemasok sebelum sampel berangkat:

• Parameter yang diuji, dan alasannya.
• Metode, satuan, dan dasar pelaporan tiap parameter.
• Laboratorium yang dipakai dan kontaknya.
• Angka yang dijanjikan pemasok, dan angka yang membuat Anda berhenti.
• Siapa yang menanggung biaya uji, dan siapa yang menanggungnya bila uji ulang diperlukan.
• Batas waktu: berapa hari setelah sampel diterima hasilnya Anda kirim balik.

Halaman seperti ini juga membuat pemasok serius. Pemasok yang tahu Anda akan menguji dengan cara tertentu cenderung mengirim sampel yang jujur.

Contoh: menguji sampel Kora dengan cara yang sama

Angka yang dicantumkan Kora, serta bagian yang belum ada datanya, ada di halaman kopra dari Kora. Bila Anda ingin menguji sampelnya, kirim rencana uji Anda lewat halaman kontak bersama grade dan volume per bulan. Tim sales Kora membalas dalam dua hari kerja dan mengonfirmasi ketersediaan sampel.